Phần mềm khách sạn giúp khách sạn tối ưu hóa quy trình làm việc giúp tăng doanh thu, giảm chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Vậy, khách sạn cần những giải pháp phần mềm nào? Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về các hệ thống phần mềm quản lý khách sạn hữu ích nhất, giúp giảm bớt các hoạt động hàng ngày.
Phần mềm khách sạn là gì?
Phần mềm khách sạn khách sạn là một ứng dụng cho phép chủ khách sạn hoặc người quản lý tối ưu hóa các nhiệm vụ hành chính, cắt giảm chi phí và tăng đặt phòng cùng một lúc. Hệ thống phần mềm không chỉ quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của khách sạn, mà nó còn đóng một vai trò quan trọng trong trải nghiệm chung của khách.
Lợi ích chính của phần mềm khách sạn là gì?
Với những tiến bộ trong công nghệ, nhu cầu phần mềm của doanh nghiệp thay đổi theo thời gian. Nếu phần mềm hiện tại bạn đang sử dụng cho khách sạn đã hết hạn, phần mềm đó có thể kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Bằng cách chọn phần mềm khách sạn phù hợp, bạn có thể được hưởng các lợi ích sau:
– Giảm chi phí bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ
– Tăng doanh thu bằng cách tự động hóa tiếp thị và quản lý doanh thu
– Nâng cao hiệu quả của nhân viên
– Nâng cao năng suất
– Tối ưu hóa tài khoản
– Thay thế các quy trình thủ tục giấy tờ
– Giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng
– Luôn cập nhật bảng điều khiển đặt phòng
– Tính thêm phí cho khách hàng check in sớm hoặc check out trễ.
– Tùy chỉnh các mẫu email check-in / check-out
– Cá nhân hóa đặt phòng và kế hoạch giá
Các giải pháp phần mềm khách sạn cần xem xét
Tự động hóa các công việc hàng ngày là một phần thiết yếu để đạt được sự hài lòng của khách vì nó giúp người quản lý khách sạn cung cấp dịch vụ chất lượng và đáng tin cậy mọi lúc. Dưới đây là các hệ thống phần mềm quản lý khách sạn mới nhất mà mọi chủ khách sạn nên sử dụng.
Hệ thống quản lý tài sản (PMS)
PMS là một hệ thống hỗ trợ quản lý đặt phòng và các nhiệm vụ quản trị viên của khách sạn. Một hệ thống quản lý tài sản không chỉ tự động hóa các hoạt động trên các bộ phận khác nhau trong khách sạn. Hiện tại nó đã phát triển thành một nền tảng giúp các khách sạn có được khả năng hiển thị nhiều hơn và cho phép họ tiếp cận với người dùng để tăng lượng đặt phòng.
Phần mềm này cho phép chủ khách sạn xử lý thanh toán điện tử và quản lý hàng tồn kho trong phòng để phân bổ chính xác. Tính năng cuối cùng là ngăn chặn đặt phòng quá mức hoặc thậm chí đặt phòng trùng lặp. Cũng có thể sử dụng hệ thống PMS để gửi email xác nhận cho khách hàng sau khi họ đặt chỗ. Chức năng này là một phần của mô-đun lễ tân và một số hệ thống thậm chí cho phép khách hàng đặt phòng cũng như các hoạt động được cung cấp bởi khách sạn.
Hệ thống quản lý doanh thu (RMS)
RMS giúp các khách sạn tạo ra giá phòng dựa trên các thuật toán. Mục đích của phần mềm RMS là cải thiện các chiến lược giá để bán được nhiều phòng hơn với mức giá tối ưu. Vì ngành công nghiệp khách sạn rất năng động, việc sử dụng một hệ thống quản lý doanh thu là rất quan trọng.
Một số ưu điểm chính của phần mềm này bao gồm giá cả chiến lược và doanh thu cao hơn, nhưng có nhiều lợi ích hơn mà các khách sạn có thể sử dụng. Thứ nhất, RMS giảm chi phí vì nó tính đến giá phòng trong mùa thấp và cao điểm. Do đó, người quản lý khách sạn có thể lên kế hoạch trước với chi phí thấp hơn bằng cách tránh các chi phí không cần thiết.
Quản lý kênh phân phối
Quản lý kênh rất có giá trị cho các khách sạn thuộc mọi quy mô. Vai trò ứng dụng quản lý kênh phân phối là kết nối phòng trống của khách sạn với nhiều kênh hoặc đại lý du lịch trực tuyến. Điều này cho phép bạn quản lý giá và tính sẵn có của khách sạn trên tất cả các kênh tiếp thị bạn sử dụng trực tuyến.
Người quản lý kênh giúp tránh đặt trước quá mức và ngăn ngừa các lỗi tốn kém khác vì nó có khả năng báo cáo các nguồn đặt phòng. Sau đó, chủ khách sạn có thể xác định kênh hoặc cổng trực tuyến nào phù hợp nhất cho thị trường thích hợp. Với các chiến thuật và hệ thống tinh vi như vậy, khách du lịch quan tâm có thể tìm thấy chỗ ở họ cần một cách nhanh chóng.
Đánh giá phần mềm mua sắm (Shopper)
Phần mềm này có đồ họa đơn giản, các công cụ báo cáo dễ sử dụng giúp chủ khách sạn tối ưu hóa giá phòng phù hợp với nhu cầu. Bằng cách sử dụng phần mềm mua sắm bạn có thể có được dữ liệu thời gian thực về đối thủ cạnh tranh, bao gồm giá cả và các chương trình khuyến mãi hiện tại.
Ngoài việc cung cấp thông tin hữu ích về các khách sạn khác, phần mềm này cũng cho phép bạn theo dõi bảng xếp hạng bằng cách sử dụng các sự kiện theo dõi và lấy số liệu thống kê về giá trung bình của các khách sạn trong khu vực. Lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm này là tìm hiểu về ngành khách sạn địa phương để đi trước đối thủ.
Phần mềm quản lý danh tiếng và đánh giá
Phần mềm quản lý danh tiếng và đánh giá được thiết kế để theo dõi người dùng trực tuyến phản hồi về các dịch vụ và sản phẩm. Đây là một hệ thống giúp lan truyền các đánh giá tích cực của khách hàng thông qua các nền tảng trực tuyến có liên quan. Xây dựng danh tiếng bằng những đánh giá tích cực là một điều tốt cho chủ khách sạn vì họ sẽ có thể tăng doanh số theo cách này.
Các khách sạn sử dụng phần mềm này để quảng bá doanh nghiệp của họ và thu thập đánh giá tiêu cực của khách hàng. Nó cũng là một công cụ hữu ích giúp chủ khách sạn giám sát các bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội liên quan đến dịch vụ của họ. Nói một cách đơn giản hơn, phần mềm này cho phép bạn theo dõi những gì khách của bạn đang nói về khách sạn bằng cách gửi thông báo cho bạn. Sau đó, bạn có thể trả lời các đánh giá này và khắc phục vấn đề nhanh chóng.
Ứng dụng đăng nhập trên thiết bị di động
Chủ khách sạn đang chuyển sự chú ý của họ sang các ứng dụng di động khi họ cung cấp quyền truy cập tức thì vào nhiều tùy chọn tự phục vụ. Đối với chủ khách sạn, ứng dụng đăng ký trên điện thoại di động giúp giảm nhu cầu cung cấp dịch vụ lễ tân để nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ khác thay thế.
Một số ưu điểm của việc sử dụng ứng dụng đăng ký trên điện thoại di động bao gồm tiết kiệm thời gian đăng ký, liên lạc với khách trước khi đến, (thông qua ứng dụng), tăng doanh thu bằng cách cho phép khách nâng cấp phòng, đặt bữa tối hoặc tham quan.
Công cụ đặt phòng trực tuyến
Mục tiêu của mỗi khách sạn là bán nhiều phòng hơn và tăng lợi nhuận. Nhưng không có công cụ đặt phòng trực tuyến, bạn sẽ phải dựa vào các cuộc gọi điện thoại để đặt chỗ. Hệ thống đặt phòng trực tuyến là một công cụ thiết yếu và hiệu quả sẽ tăng đáng kể lượng đặt phòng vì nó cho phép người dùng đặt phòng an toàn trên trang web riêng của khách sạn.
Nếu khách sạn của bạn được liệt kê trên một trang truyền thông xã hội, công cụ đặt phòng trực tuyến cũng có thể được sử dụng để đặt phòng trực tiếp. Công cụ này hoạt động 24/7 và cho phép khách truy cập linh hoạt để đặt phòng bất cứ khi nào họ muốn.
Công cụ tạo trang web khách sạn
Mỗi khách sạn phải có một trang web để đạt được tầm nhìn tối đa. Một công cụ xây dựng trang web giúp các khách sạn tạo ra một trang web riêng cho mình. Có hai loại công cụ xây dựng trang web: trực tuyến và ngoại tuyến.
Trình tạo trang web ngoại tuyến cho phép bạn tải xuống và cài đặt công cụ vào PC. Sau đó, bạn có thể xây dựng trang web của mình và tải lên tất cả các tệp đã lưu lên máy chủ Web. Các nhà xây dựng trang web trực tuyến cũng dễ sử dụng như các nhà ngoại tuyến, bằng cách cho phép chủ sở hữu khách sạn mới bắt đầu hoặc có kinh nghiệm tạo một trang web trong vài phút bằng cách sử dụng các yếu tố kéo và thả.
Bạn không cần bất kỳ kinh nghiệm hoặc kiến thức lập trình nào để có thể tạo trang web của riêng mình nhờ phần mềm thiết kế website thuận tiện và dễ sử dụng. Nhiều người xây dựng trang web có mẫu đặc biệt cho khách sạn, giúp chủ khách sạn tạo ra một trang web khách sạn ngay lập tức.
Khi các công nghệ khác nhau trong ngành khách sạn liên tục phát triển, việc chọn phần mềm phù hợp để cải thiện dịch vụ và làm cho quy trình chạy trơn tru hơn là điều bắt buộc. Với rất nhiều lợi thế được cung cấp bởi một phần mềm được lựa chọn tốt, mỗi chủ sở hữu hoặc người quản lý khách sạn nên cố gắng sử dụng các hệ thống như vậy cho doanh nghiệp mình.
